Yöneticilerin hepsi zamana karşı yarışıyor ve hepsinin dilinde aynı nakarat:  Vaktim yetmiyor! Zamanın kontrolünü kaçırmamak, önceliklere hakim olmak ve daha dengeli bir düzene girmek mümkün oysa. Yazar Pierre Longin’in ‘ Zamanı ehlileştirin Daha iyi yaşamak için daha iyi çalışın’ adlı kitabından 12 temel öneri.

1. İletişimi Tam Koparın

Akşam hafta sonu veya tatilde şirketinizle iletişiminizi koparın.Şirketiniz sizi sadece ‘acil ve önemli’ durumlarda arasın. Genellikle yöneticiler ‘şirketim beni sık sık ararsa bu ne kadar önemli olduğumu gösterir’ diye düşünür. Ama bu yanlış inanç, yöneticinin bedenen ve kafaca ‘adam gibi’ dinlenmesini ve işine dinç başlamasını engeller.

2. Eve 3 gün vaktinde dönün

Kendinizi zorlayın ve haftanın en az üç günü eve mantıklı bir saatte dönün.Kendinizi bağlamak için eşinize ve çocuklarınıza böyle bir söz verin. Mühim olan sözünüzü tutmak.3 gün dediyseniz, 3 gün eve erken dönün. Bunların hangi günler olacağına da, haftalık iş programınıza göre karar verin.

3. Yasak zaman belirleyin

İşinize konsantre olmak için ‘rahatsız edilmek istemediğiniz zaman dilimleri belirleyin. Çalışanlarınıza neden böyle bir karar verdiğinizi açıklayın tabiî ki. Bu sürelerde varsa çalışma odanızın kapısını kapatın.

4. Hayır demeyi öğrenin.

Burası çok önemli. ‘Hayır!’ demeyi öğrenin. Görevinizin gerektirdiği önemli işlere yoğunlaşın ve bunların dışında iş yükü kabul etmeyin. Gerisini delege etmeyi öğrenin.

5. Yardım istemeyi bilin

Konuya yüzde yüz hakim değilseniz, yardım istemekten kaçınmayın. Bu otoritenizi sarsmaz, aksine sorumlu bir yönetici olduğunuzu gösterir.

6. Öncelikler listesi yapın

Her gün, ertesi gün yapacağınız veya yapmanız istenen işlerin bir listesini yapın ve bunları öncelik sırasına koyun. Her birinin karşısına (1) ne kadar zaman alacağını (2) kimin işi yapacağını yazın: Kendim yapacağım, delege edeceğim, erteleyeceğim, reddedeceğim.

7. Boş zamanlar bırakın

Ajandanızda mutlaka ‘ boşluklar’ bırakın. Beklenmedik işleri bu boş zamanlara yerleştirir, düzenli ve planlı işlerinizi aksatmaz, sıkıştırmazsınız. Eğer beklenmedik bir iş çıkmazsa, bu boşlukları sarkan, yetişmeyen işleri bitirmek için (hatta nefes almak için) kullanabilirsiniz.

8. E-postalarınızı sınırlayın

Çalışma arkadaşlarınızı uyarın, size mutlaka göndermeleri gerekenler dışında e-posta göndermesinler. Hangi bilgilerin sizinle paylaşılmasını istediğinizi onlara önceden bildirin. Böylece lüzumsuz e-postalarla zaman kaybetmezsiniz ve dikkatiniz dağılmaz.

9.Önceden süre belirleyin

Sizi telefonla arayanları veya randevusuz kapınıza dayananları geri çeviremiyorsanız ‘şu kadar vaktim var’ diye önceden sınırlayın. Bu süre bittiğinde de, mutlaka görüşmeye son verin. Böylece lüzumsuz zaman harcamamış olmazsınız, karşınızdaki de lafı uzatmadan süratle konuya gelmeyi öğrenir. Konu kapanmadı ise ileri bir tarihe randevu verebilirsiniz.

10. Telefonlarınız elensin

Mümkünse size gelen telefonları eleyin. Kimin telefonu tereddütsüz bağlanacak, hangi saatler arasında kesinlikle telefon bağlanmayacak, hangi konular kime yönlendirilecek… vs.  (Zaten iyi bir asistanla çalışırsanız o gereğini yapacaktır)

11.Ne istediklerini yazın

Birkaç gün boyunca, çalışanlarınızın sizi niye aradığını, sizden ne istediğini bir kenara not edin. Tavrınızı buna göre belirleyin. Beklide baştan daha net talimatlar vermeniz, düzenli toplantılar organize etmeniz  vs. gerekecek.

12. Ve bir hafta inzivaya çekilin

Ve her yıl, bir haftayı sadece kendinize ayırın. Bir haftalığına yanınızda kimse olmadan sessiz bir yere gidin, bedenen ve ruhen dinlenin, önceliklerinizi ve hayat felsefenizi gözden geçirin.

Hürriyet İK ekinde yayınlanmıştır.